SL en España: guía fiscal y contable anual

Constituir una Sociedad Limitada (SL) en España es solo el principio: las verdaderas obligaciones de la sociedad comienzan después de la constitución. Una SL estándar, sujeta a IVA, sigue un ciclo anual fijo y previsible: trámites únicos posteriores a la constitución, declaraciones trimestrales, resúmenes anuales, la declaración del Impuesto sobre Sociedades y el ciclo mercantil en el Registro Mercantil.

Esta guía de Mi Casa Europa explica ese ciclo paso a paso, de forma práctica, para emprendedores y familias que montan su negocio en España. Todas las fechas asumen un ejercicio fiscal coincidente con el año natural (cierre el 31 de diciembre).

¿A quién va dirigida?

Esta guía está pensada especialmente para los siguientes perfiles:

• Emprendedores y familias que constituyen, o planean constituir, una nueva SL en España.
• Sociedades que prestan, o planean prestar, servicios dentro de la UE (a otros Estados miembros).
• Sociedades que operan como sujetos pasivos de IVA con la condición de contribuyente estándar (no de gran empresa).

Para este perfil de sociedad, tres aspectos estructurales son determinantes:

1. Al ser contribuyente estándar (no gran empresa), el periodo de liquidación básico no es mensual, sino trimestral.
2. Al prestar servicios intracomunitarios, la capa ROI / Modelo 349 es obligatoria.
3. Como SL nueva, se puede planificar de forma consciente en torno al tipo reducido del 15 % en el Impuesto sobre Sociedades y a la exención del IAE durante los dos primeros años.

Marco general: cuatro capas de cumplimiento

El calendario de cumplimiento de una SL española se compone de cuatro capas:

• (a) Trámites únicos posteriores a la constitución.
• (b) Declaraciones recurrentes (mensuales/trimestrales) ante la Agencia Tributaria (AEAT).
• (c) Obligaciones fiscales anuales.
• (d) El ciclo mercantil en el Registro Mercantil.

Todas las declaraciones ante la AEAT se presentan exclusivamente por vía electrónica (certificado digital / Cl@ve). El área más propensa a errores es el cruce de información que realiza la AEAT entre los cuatro Modelos 303 trimestrales y los anuales Modelo 390, Modelo 347 y Modelo 349: las cifras deben cuadrar exactamente; de lo contrario, el sistema genera requerimientos de información de forma automática.

Paso 1 — Obligaciones únicas posteriores a la constitución

Los trámites que deben completarse en el primer mes desde la constitución son:

Trámite	Plazo	Modelo	Organismo
NIF provisional	En el plazo de 1 mes desde la constitución; la AEAT lo asigna en ≤10 días	Modelo 036, casilla 110	AEAT
NIF definitivo	En el plazo de 1 mes desde la inscripción en el Registro Mercantil	Modelo 036, casilla 120	AEAT
Alta en el Censo de Empresarios	Antes del inicio de la actividad	Modelo 036	AEAT
Inscripción de la escritura de constitución	En el plazo de 2 meses desde el otorgamiento	Escritura de constitución	Registro Mercantil
Alta en el IAE	Vía Modelo 036 (si no está exenta, Modelo 840)	Modelo 036 / 840	AEAT / local
ROI / NIF-IVA	La AEAT resuelve en 3 meses	Modelo 036, casillas 130/582/584	AEAT
Inscripción de la empresa en la Seguridad Social + Código de Cuenta de Cotización (CCC)	Antes del primer trabajador / inicio de actividad	Sistema RED	TGSS
Alta de trabajadores	Antes del inicio de la prestación (hasta 60 días antes)	Sistema RED	TGSS
Alta en el RETA (administrador con control efectivo)	Antes del inicio de la actividad (hasta 60 días antes)	RETA / SEDESS	TGSS

Puntos clave:

• El Modelo 037 ha desaparecido. La declaración censal simplificada quedó derogada con efectos desde el 3 de febrero de 2025 (Orden HAC/1526/2024). Para una SL, todos los trámites censales (alta, modificación, baja) se realizan ahora únicamente con el Modelo 036.
• NIF provisional → NIF definitivo. El NIF provisional lleva la indicación «EN CONSTITUCIÓN»; para elevarlo a definitivo, la sociedad presenta un Modelo 036 de modificación (casilla 120) comunicando la fecha de inscripción registral y adjuntando la escritura inscrita. No hacerlo puede dar lugar a la revocación del NIF provisional. El plazo de la AEAT es de 1 mes desde la inscripción registral (los «6 meses» que se mencionan en algunas interpretaciones son erróneos).
• Exenciones del IAE. Las sociedades están exentas de pagar el IAE durante los dos primeros periodos impositivos de su actividad y siguen exentas mientras su importe neto de la cifra de negocios (INCN) se mantenga por debajo de 1.000.000 €. Solo las sociedades no exentas presentan el Modelo 840.
• Solicite el alta en el ROI cuanto antes. La AEAT puede realizar controles de verificación antes de conceder el NIF-IVA; el trámite puede prolongarse hasta tres meses y, si no se resuelve en ese plazo, la solicitud puede entenderse desestimada. Sin un NIF-IVA válido y activo en el VIES, la sociedad no puede emitir facturas intracomunitarias exentas.

Paso 2 — Declaraciones periódicas recurrentes (trimestrales)

Para una sociedad estándar, el periodo de liquidación es el trimestre natural. Las declaraciones trimestrales se presentan en los primeros 20 días naturales de abril, julio, octubre y enero (la declaración de IVA del cuarto trimestre se amplía hasta el 30 de enero). La domiciliación bancaria de los pagos cierra unos cinco días antes (hacia el día 15 del mes).

Modelo	Concepto	Periodicidad	Plazo
303	Autoliquidación de IVA	Trimestral	1–20 abr / jul / oct; 4T 1–30 ene
349	Declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias	Trimestral (mensual si las entregas intracomunitarias > 50.000 €)	Del 1 al 20 del mes siguiente; 4T hasta el 30 ene
111	Retenciones por rendimientos del trabajo / profesionales (IRPF)	Trimestral	1–20 abr / jul / oct / ene
115	Retenciones por arrendamiento de inmuebles urbanos	Trimestral	1–20 abr / jul / oct / ene
123	Retenciones por rendimientos del capital mobiliario (ej. dividendos)	Trimestral	1–20 abr / jul / oct / ene
202	Pago fraccionado del Impuesto sobre Sociedades	3× al año	1–20 abr / oct / dic

Puntos clave:

• El Modelo 303 debe presentarse cada trimestre aunque no haya actividad (marcando «sin actividad»). Se declara restando el IVA soportado (deducible) del IVA repercutido.
• El Modelo 202 es obligatorio para toda sociedad cuya cifra de negocios del año anterior haya superado los 6.010.121,04 €; para las demás, solo es obligatorio cuando la declaración anterior del Impuesto sobre Sociedades arrojó una cuota positiva. En el método general se aplica el 18 % sobre la cuota íntegra de la declaración anterior. Los pagos fraccionados, por lo general, no son aplazables.
• La periodicidad del Modelo 349 es trimestral si las entregas intracomunitarias de bienes y servicios no superan los 50.000 € ni en el trimestre de referencia ni en ninguno de los cuatro trimestres anteriores; en caso contrario, es mensual. El 349 nunca se presenta vacío: en los periodos sin operaciones intracomunitarias simplemente no se declara.
• Validación en el VIES: antes de emitir una factura sin IVA, verifique en el VIES el NIF-IVA de cada contraparte de la UE y clasifique cada operación según la clave del 349 (E/A/S/I).

Atención al SII

El SII (Suministro Inmediato de Información) obliga a remitir electrónicamente los registros de facturación a la AEAT en un plazo de 4 días hábiles. Solo es obligatorio para tres grupos (con periodo de IVA mensual): las grandes empresas (cifra de negocios del año anterior superior a 6.010.121,04 €), las sociedades inscritas en el REDEME y los grupos de IVA. Una SL pequeña estándar no está obligada, aunque puede adherirse de forma voluntaria mediante el Modelo 036. Las sociedades acogidas al SII quedan exentas de presentar el Modelo 347 y el Modelo 390.

Paso 3 — Obligaciones fiscales anuales

Modelo	Concepto	Plazo (sociedad con año natural)	Organismo
200	Declaración del Impuesto sobre Sociedades	1–25 julio	AEAT
390	Resumen anual del IVA	1–30 enero	AEAT
190	Resumen anual de las retenciones del 111	1–31 enero	AEAT
180	Resumen anual de las retenciones del 115 (arrendamientos)	1–31 enero	AEAT
193	Resumen anual de las retenciones del 123 (capital mobiliario)	1–31 enero	AEAT
347	Operaciones con terceros > 3.005,06 €	Febrero	AEAT
232	Operaciones vinculadas / con paraísos fiscales	Noviembre	AEAT
720	Declaración de bienes en el extranjero (si procede)	1 enero–31 marzo	AEAT

Tipos del Impuesto sobre Sociedades (Ley 7/2024)

• El tipo general se mantiene en el 25 %.
• Microempresas (INCN del año anterior inferior a 1 M€): en 2025, 21 % sobre los primeros 50.000 € de base y 22 % sobre el exceso; en años posteriores la tarifa final baja al 17 % / 20 %.
• Empresas de reducida dimensión (cifra de negocios inferior a 10 M€): 24 % en 2025, con bajada gradual posterior —23 % (2026), 22 % (2027), 21 % (2028) y 20 % desde el 1 de enero de 2029—.
• Entidades de nueva creación (que desarrollan actividad económica): 15 % en el primer periodo impositivo con base imponible positiva y en el siguiente. El contador no arranca en la constitución, sino en el primer año con beneficio. No aplica a sociedades patrimoniales, a las que formen parte de un grupo ni a aquellas cuya actividad ya viniera ejerciendo una entidad vinculada. Las startups certificadas («empresas emergentes») disfrutan del 15 % en el primer año positivo más los tres siguientes.

El Modelo 200 debe presentarse aunque no haya actividad o existan pérdidas, y se presenta exclusivamente por vía electrónica (Sociedades WEB). La declaración requiere tener las cuentas cerradas; en la práctica, el ciclo mercantil (formulación, legalización, aprobación) es previo.

Declaraciones informativas

• Modelo 347: operaciones con terceros que superen los 3.005,06 € (IVA incluido) en el año; se presenta en febrero. Es una herramienta clave de cruce; las discrepancias desencadenan requerimientos.
• Modelo 232: operaciones vinculadas con una misma parte que superen los 250.000 € (o 100.000 € en «operaciones específicas», o cuando operaciones del mismo tipo superen el 50 % de la cifra de negocios), además de cualquier operación con paraísos fiscales / jurisdicciones no cooperativas; se presenta en noviembre.
• Modelo 720: residentes que mantengan en el extranjero más de 50.000 € en cualquiera de los tres bloques independientes (cuentas; valores/seguros/rentas; inmuebles); cada bloque tiene su propio umbral de 50.000 €. Los criptoactivos en el extranjero se declaran ahora en el Modelo 721.

Paso 4 — Libros contables y ciclo del Registro Mercantil

Para una SL con año natural, el ciclo mercantil anual debe cumplirse con rigurosa puntualidad:

Trámite	Plazo legal	Organismo
Formulación de las cuentas anuales por los administradores	Hasta el 31 de marzo	Órgano de administración (interno)
Legalización de los libros contables/societarios (telemática)	Hasta el 30 de abril	Registro Mercantil
Aprobación por la Junta General Ordinaria	Hasta el 30 de junio	Junta General
Depósito de las cuentas aprobadas	Hasta el 30 de julio	Registro Mercantil

Libros contables y legalización:

• El Código de Comercio exige un Libro Diario y un Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, junto con los libros societarios: el Libro de Actas (que debe legalizarse cada año) y, para una SL, el Libro Registro de Socios.
• La legalización es exclusivamente telemática (a través de la plataforma LEGALIA2 del Colegio de Registradores, con certificado digital), dentro de los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio, es decir, el 30 de abril. Los libros y la documentación de soporte deben conservarse durante 6 años.

Cuentas anuales: se componen del balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto (ECPN), el estado de flujos de efectivo (si procede) y la memoria.

Aviso — no depositar las cuentas: la falta de depósito de las cuentas provoca el cierre de la hoja registral de la sociedad («cierre registral» —no podrán inscribirse nuevos actos como ampliaciones de capital o cambios de administrador—) y conlleva sanciones del ICAC de entre 1.200 y 60.000 € (hasta 300.000 € si la cifra de negocios supera los 6 M€).

Obligación de auditoría

Una sociedad debe auditar sus cuentas si, durante dos ejercicios consecutivos, supera al menos dos de los siguientes tres umbrales:

• Total del activo: 2.850.000 €
• Importe neto de la cifra de negocios: 5.700.000 €
• Número medio de empleados: 50

Una sociedad de nueva creación está exenta de auditoría en su primer ejercicio, salvo que al cierre del año cumpla dos de los tres. (Una reforma de transposición de la Directiva (UE) 2023/2775 elevaría los umbrales a 3.565.000 € de activo total y 7.125.000 € de cifra de negocios; pero, al no haberse publicado todavía en el BOE, siguen vigentes los umbrales actuales.)

Seguridad Social (resumen)

• El administrador con control efectivo sobre la SL que ejerce funciones de dirección (≥50 % del capital de forma directa; ≥33 %; ≥25 % con funciones de dirección; o ≥50 % junto con parientes que convivan) debe darse de alta en el RETA como autónomo societario, aunque el cargo sea gratuito. La base mínima de cotización fue de 1.000 €/mes en 2025.
• El administrador sin control efectivo que ejerce funciones de dirección retribuidas se da de alta en el Régimen General asimilado.
• Los trabajadores se dan de alta en el Régimen General; la empresa debe obtener el CCC antes de contratar y dar de alta a cada trabajador antes del inicio de la prestación.

Lista de comprobación de cumplimiento

• NIF provisional obtenido (Modelo 036, casilla 110)
• Escritura de constitución inscrita en el Registro Mercantil en el plazo de 2 meses
• NIF definitivo (casilla 120) obtenido en el plazo de 1 mes desde la inscripción
• Alta censal: régimen general de IVA + Impuesto sobre Sociedades + retenciones (111/115) seleccionados
• ROI / NIF-IVA solicitado cuanto antes y activo en el VIES
• Administrador con control dado de alta en el RETA y trabajadores en el Régimen General (CCC obtenido)
• Calendario trimestral establecido: 303/111/115/(123)/349 (20 abr/jul/oct + 30 ene) y 202 (20 abr/oct/dic)
• Cadena 303 ↔ 349 ↔ 347 ↔ 390 conciliada
• Ciclo mercantil: 31 mar formulación → 30 abr legalización → 30 jun aprobación → 30 jul depósito
• Modelo 200 (25 julio), resúmenes de enero (390/190/180/193), 347 (febrero), 232 (noviembre, si se cumple el umbral)

Preguntas frecuentes

¿Tengo que presentar declaraciones aunque no tenga actividad? Sí. El Modelo 303 y el Modelo 200 deben presentarse aunque no haya actividad. El Modelo 349, en cambio, solo se presenta en los periodos con operaciones intracomunitarias; no se presenta vacío.

¿Cuándo puedo aplicar el tipo reducido del 15 % en el Impuesto sobre Sociedades? El contador no arranca en la constitución, sino en el primer año en que la base imponible de la sociedad es positiva; ese año y el siguiente se aplica el 15 %. Es imprescindible que la sociedad sea realmente independiente (sin grupo ni actividad transmitida).

¿Debo utilizar el SII? Para una SL pequeña estándar no es obligatorio. Solo lo es para las grandes empresas (cifra de negocios superior a 6.010.121,04 €), las inscritas en el REDEME y los grupos de IVA.

¿Qué ocurre si no deposito mis cuentas? Se cierra su hoja registral (no podrán inscribirse nuevos actos) y puede enfrentarse a una sanción del ICAC de entre 1.200 y 60.000 €.

¿Y si la fecha de presentación cae en fin de semana? Se traslada al siguiente día hábil. Por ejemplo, el Modelo 200 del ejercicio 2025 podrá presentarse hasta el 27 de julio de 2026 (al ser el 25 de julio de 2026 sábado).

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Aviso: esta guía tiene finalidad meramente informativa y no constituye asesoramiento en materia de inversión, fiscal ni financiera. Los tipos impositivos (en especial las tarifas transitorias de la Ley 7/2024), los umbrales de auditoría y otras reglas pueden cambiar, y algunos aún se encuentran en tramitación legislativa. La clasificación de los administradores en la Seguridad Social, la aplicación del tipo del 15 %, la documentación de operaciones vinculadas y la aplicabilidad del Modelo 720/721 dependen de las circunstancias individuales. Antes de tomar decisiones, consulte las fuentes oficiales (BOE, AEAT) y trabaje con un asesor fiscal. Mi Casa Europa le acompaña en cada fase del proceso.